En bref : un bot de rappel envoie à chaque client un message Telegram avant son rendez-vous, par exemple la veille et deux heures avant, avec la prestation, la date, l'heure et l'adresse ou le lien de la visio. Il peut aussi relancer le client après la visite et envoyer des messages réguliers les jours choisis. Dans GramForge, vous écrivez « rappeler aux clients la veille et 2 heures avant » dans votre description, et les rappels sont programmés automatiquement pour chaque réservation.
Les rappels que le bot peut envoyer
- Avant le rendez-vous : un ou plusieurs rappels aux moments que vous choisissez, avec le nom du client, la prestation, la date et l'heure.
- Séances en ligne : le lien de la visio est inclus dans le rappel. Vous pouvez l'ajouter à la réservation plus tard ; il est inséré au moment de l'envoi.
- Après la visite : une relance quelque temps après la fin du rendez-vous, par exemple pour demander un avis ou inviter le client à reprendre rendez-vous.
- Messages réguliers : certains jours de la semaine à une heure donnée, comme un conseil de la semaine ou une invitation à réserver, à tous les clients, à ceux qui ont réservé ou à ceux qui ne l'ont pas encore fait, avec un bouton pour réserver.
- Par e-mail aussi : si le client a laissé son e-mail dans le formulaire de réservation, le rappel part aussi par e-mail.
Pourquoi les rappels comptent
Un rendez-vous manqué, c'est un créneau vide que vous ne pouvez plus vendre. Un court message au bon moment aide les clients à ne pas oublier, et si leurs plans ont changé, ils peuvent déplacer ou annuler la réservation dans le bot au lieu de simplement ne pas venir : vous pouvez alors donner le créneau à quelqu'un d'autre.
Configuration en quelques minutes
- Inscrivez-vous sur gramforge.io et décrivez votre activité : prestations, tarifs, horaires.
- Indiquez comment vous voulez les rappels, par exemple : « Rappeler aux clients la veille et 2 heures avant. Demander un avis le lendemain. »
- Vérifiez les textes des rappels dans le tableau de bord et modifiez-les si vous le souhaitez ; modifier les textes est toujours gratuit.
- Partagez le lien du bot. Chaque réservation confirmée reçoit ses rappels, qui suivent la réservation si elle est déplacée.
Règles à garder en tête
- Un bot Telegram ne peut écrire qu'aux personnes qui l'ont démarré. Les clients qui réservent via le bot l'ont fait, donc les rappels leur parviennent.
- N'envoyez des messages réguliers que s'ils sont utiles : deux ou trois par semaine au maximum. Les clients peuvent bloquer un bot à tout moment.